Zasady przetwarzania danych przez Fundację „Twarze depresji”

Fundacja „Twarze depresji” dba o bezpieczeństwo i poufność przetwarzanych danych kierując się zasadami:

• zgodności z prawem, minimalizacji i celowości: zbieramy dane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i przetwarzamy je wyłącznie na podstawie przesłanek oraz w celach wymienionych w niniejszym dokumencie;
• ograniczenia przetwarzania – przechowujemy dane tylko tyle czasu, ile wymagają od nas przepisy prawa, a tam, gdzie możemy maksymalnie ograniczamy ich zakres;
• współpracy z zaufanymi partnerami na podstawie umów powierzenia;
• ciągłego doskonalenia;
• dbałości o aspekty technologiczne (bezpieczeństwo strony i zasobów Fundacji).

Więcej o nas:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja „Twarze depresji”
z siedzibą w Warszawie, ul. Graniczna 4/504, 00-130 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000743128, NIP: 5252758348, REGON 380916049, adres e – mail: rodo@twarzedepresji.pl. Adres
do korespondencji: Al. Solidarności 78, 00-145 Warszawa (dalej: „Fundacja” lub „Administrator”).

Niniejszy dokument ma na celu wypełnienie obowiązków Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej RODO).

W jakich celach, na jakich podstawach i jak długo przetwarzamy Państwa dane:

• Wizyta na stronie
  Jeśli odwiedzają Państwo stronę twarzedepresji.pl (dalej: Strona), ale nie wypełniają żadnych formularzy przetwarzamy informację o Państwa adresie IP. Przesłanką przetwarzania jest w tym przypadku:

• • art. 6 ust 1. lit. f) RODO czyli prawnie uzasadniony interes Fundacji. Celem przetwarzania jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Strony i jej funkcjonalności takich jak zbieranie i prezentacja danych o charakterze statystycznym o odwiedzających oraz efektywna prezentacja treści;
    
    

• Zdalne i stacjonarne programy pomocy psychologicznej grupy wsparcia, warsztaty i wydarzenia

Jeśli odwiedzając Stronę, zdecydują się Państwo na wypełnienie formularzy rejestracyjnych do poradni psychologicznej lub kontaktują się bezpośrednio z Fundacją w celu rejestracji do programów bezpłatnej zdalnej pomocy, grup wsparcia i warsztatów oraz wydarzeń przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres mailowy, nr telefoniczny oraz województwo do celów statystycznych. W niektórych programach pytamy o wiek, ponieważ tam, gdzie uczestnikami mogą być osoby niepełnoletnie wymagana jest zgoda opiekuna/rodzica. Taki sam zakres danych pobierany jest od Państwa w przypadku konsultacji stacjonarnej w poradni lub w przypadku udziału w grupach wsparcia.

Cele i podstawy przetwarzania:

• art. 6 ust 1. lit f) RODO jako prawnie uzasadniony interes Fundacji jakim jest kontakt w celu umówienia na konsultację lub wydarzenie organizowane przez Fundację;
• art. 6 ust 1 lit b) RODO w celu związanym z zawarciem kontraktu i realizacją pomocy psychologicznej Dla danych szczególnej kategorii, w tym danych o stanie zdrowia na podstawie art. 9 ust. 2 lit h) RODO, ponieważ przetwarzanie wiąże się z działaniami prowadzonymi przez Fundację w obszarze profilaktyki zdrowotnej.
• art 6 ust.1 lit c) RODO imię i nazwisko opiekuna prawnego/rodzica i jego dane kontaktowe (w przypadku pomocy świadczonej osobom nieletnim), ponieważ konieczność pozyskania zgody rodzica lub opiekuna wynika z przepisów Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego.
• art 6 ust.1 lit c) RODO w przypadku korzystania z działań Fundacji prowadzonych w ramach działalności gospodarczej (odpłatnie) w związku z przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), (art. 106b ust. 1) oraz obowiązek na żądanie konsumenta (art. 106b ust. 3)
• art. 6 ust 1. lit f) RODO jako prawnie uzasadniony interes Fundacji związany z koniecznością dokumentacji działań, statystykami, sprawozdaniami, rozliczeniami oraz ewentualnymi roszczeniami.

Dane przetwarzane w rejestrach uczestników w zakresie wskazanym powyżej będą przetwarzane przez Fundację przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego w którym odbyła się ostatnia konsultacja/wydarzenie.

Dane przetwarzane w związku z odbywanymi konsultacjami już na etapie umawiania i przekazania specjalistom są ograniczane, aby zagwarantować maksymalny komfort i anonimowość osób, korzystających z pomocy specjalistów. Notatki ze spotkań przechowywane są przez 3 miesiące po zakończeniu cyklu sesji.

• Telefon zaufania

Korzystanie z telefonu zaufania jest anonimowe.

Dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Fundację, zgodnie z art. 6 ust 1. lit. f) RODO przetwarzany jest numer telefonu osoby dzwoniącej w celach dokumentacyjnych i sprawozdawczych. Dane te przetwarzane są przez 5 lat  liczonych od końca roku kalendarzowego w którym odbyła się rozmowa.

W wyjątkowych okolicznościach, kiedy specjalista stwierdzi wysokie ryzyko zagrożenia życia lub zdrowia osoby dzwoniącej zobowiązany jest pobrać imię, nazwisko i adres/lokalizację, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO Obowiązek wynika między innymi z art 162 Kodeksu Karnego czy też z art 4 Ustawy o Państwowym Ratownictwie Medycznym.

• Wolontariat/Praca

Aplikując za pośrednictwem formularza na Stronie, pobieramy Państwa imię i nazwisko i dane do kontaktu – adres email i nr telefonu. Na tym wstępnym etapie dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody – art. 6 ust 1 lit a) RODO lub na podstawie art 6 ust 1 lit b. Na tym wstępnym etapie dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody – art. 6 ust 1 lit a) RODO lub na podstawie art 6 ust 1 lit b) RODO, gdy kontakt z Państwem i kolejne działania prowadzą do zawarcia z Fundacją umowy wolontariackiej lub podjęcia współpracy.

Od kandydatów do pracy wymagamy wyłącznie danych wynikających z art 22 [1] Kodeksu pracy: imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg zatrudnienia. Dane wykraczające poza ten zakres przetwarzane są na podstawie Państwa zgody przez 3 lata od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyła się współpracę. Jeśli nie nawiążemy współpracy i nie wyrażą Państwo zgody na udział w kolejnych rekrutacjach lub wydarzeniach dane będą przetwarzane przez 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji.

• Darczyńcy

Od osób wspierających działalność Fundacji pobieramy: imię, nazwisko, adres mailowy (zakres wymagany w przypadku korzystania z funkcjonalności „Wpłacam” na Stronie) Państwa dane możemy pozyskać w szerszym zakresie, jeśli wspierają nas Państwo, biorąc udział w biegu z Twarzami depresji lub wpłacając darowizny na konto bankowe Fundacji oraz korzystając z inicjatyw naszych Partnerów (organizatorzy biegów, organizatorzy zbiórek – np. Pomagam.pl) lub z Urzędów Skarbowych. Wówczas przetwarzamy również w relacji z Państwem adres fizyczny, nr telefonu, numer rachunku bankowego przy wpłatach na konto oraz dane współmałżonka w przypadku, gdy rozliczający się wspólnie małżonkowie przekazują Fundacji 1,5% podatku.

Cele i podstawy przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu zawarcia i realizacji umowy darowizny lub umowy dotyczącej udziału w biegu;
• art. 6 ust.1 lit. c) RODO w celu wypełnienia obowiązków prawnych związanych
  z otrzymanymi darowiznami (potwierdzenia i ewidencjonowanie darowizn),
  a wynikających między innymi z przepisów art. 26 ust. 1 pkt 9 lit. a Ustawy o PIT, art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h Ustawy o rachunkowości oraz przepisami art 896 – 902 Kodeksu cywilnego;
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jako prawnie uzasadniony interes Fundacji, jakim jest kontakt z Darczyńcami w związku z finansowaniem, wysyłka podziękowań
  i realizacja zobowiązań wobec Darczyńców;
• art. 6 ust. 1 lit a) RODO na podstawie zgody na wykorzystanie wizerunku utrwalonego podczas wydarzeń organizowanych przez Fundację

Dane te przetwarzane są przez 5 od końca roku kalendarzowego, w którym została dokonana ostatnia wpłata.

• Zgoda marketingowa, w tym zgoda na newsletter

W przypadku wyrażenia zgody na przesyłanie informacji marketingowych przy okazji wypełniania formularzy rejestracyjnych i kontaktowych na Stronie imię, nazwisko, adres email i nr telefonu przetwarzane są na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO do czasu jej wycofania. Jeśli podczas wizyty na stronie subskrybowali Państwo nasz newsletter przetwarzamy wyłącznie Państwa imię i adres mailowy do czasu anulowania przez Państwa tej subskrypcji.

• Monitoring wizyjny

Osoby odwiedzające oraz pracujące w poradni przy al. Solidarności 78 informujemy, że ze względów bezpieczeństwa obszar recepcji może być objęty monitoringiem wizyjnym. 

Cele i podstawy przetwarzania:

• art 6 ust 1 lit f) RODO jako prawnie uzasadniony interes Fundacji jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz współpracowników Administratora, ochrony jego mienia. Dane przetwarzane są przez 24 godziny. Po tym czasie są usuwane trwale.

• Klienci

Fundacja przetwarza dane nabywców towarów i usług na platformach e-commerce takich jak Allegro Charytatywni. Zakres danych przetwarzanych przez Fundację w tym przypadku to imię i nazwisko, adres, nr telefonu oraz adres mailowy.

Cele i podstawy przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu zawarcia i realizacji umowy sprzedaży;
• art 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu wypełnienia obowiązków prawnych wynikających między innymi z przepisów art 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jako prawnie uzasadniony interes administratora w związku z koniecznością ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane przetwarzane są przez 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym dokonany był zakup.

• Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube i inne media społecznościowe

Każda interakcja na naszych profilach w mediach społecznościowych (polubienie lub udostępnienie posta, komentarz wiadomość prywatna) oznacza, że Fundacja obok Administratorów danych osobowych tych mediów społecznościowych również staje się administratorem Państwa danych. Zakres tych danych zależy od platformy i może to być imię i nazwisko lub pseudonim, wizerunek, profil publiczny.

Cele i podstawy przetwarzania: 

• art. 6 ust. 1 lit f) RODO jako prawnie uzasadniony interes Fundacji jakim jest promowanie zdrowia psychicznego i informowanie o działaniach FTD oraz prowadzenie komunikacji z osobami zgłaszającymi się do Fundacji w wiadomościach prywatnych;
• art. 6 ust. 1 lit f) RODO jako prawnie uzasadniony interes Fundacji w celu tworzenia analiz i statystyk związanych z prowadzonymi profilami.

Dane są przetwarzane przez czas prowadzenia profili. Wiadomości prywatne usuwane są przez Fundację niezwłocznie po obsłużeniu zgłoszenia.

Podanie danych osobowych w każdym z powyższych przypadków jest dobrowolne, ale brak ich podania uniemożliwi kontakt z Państwem, zawarcie umowy i dalszą realizację działań statutowych Fundacji.

Fundacja nie będzie przekazywać informacji do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Dane nie będą poddane profilowaniu.

Komu możemy udostępnić dane.

Państwa dane mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymania
na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Ponadto, dostęp do Państwa danych mogą mieć upoważnieni pracownicy i współpracownicy Fundacji oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Fundacji np. dostawcy usług IT (hosting, domena) dostawcy programu mailingowego (w przypadku zgody na marketing), operator systemu rezerwacji (w przypadku rezerwacji w ramach prowadzonych przez Fundację programów), podmioty obsługujące płatności (w przypadku korzystania z działań świadczonych przez fundację komercyjnie, zakup na platformie Allegro oraz w przypadku darowizn) oraz zewnętrznemu podmiotowi świadczącemu usługi księgowe i rachunkowe. Dodatkowo, w przypadku zakupu przedmiotu na Allegro Charytatywni Państwa dane adresowe przekazujemy wybranemu przez Państwa przewoźnikowi.

Podmioty takie działają na podstawie umowy z Fundacją, wyłącznie w zakresie jaki jest niezbędny do świadczenia przez nich usług oraz zgodnie z poleceniami Fundacji.

Jakie mają Państwo prawa związane z przetwarzaniem danych.

Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych i prawo wniesienia sprzeciwu.

W celu realizacji powyższych praw oraz w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących danych osobowych zachęcamy do kontaktu z Zarządem Fundacji, pisząc na adres mailowy: rodo@twarzedepresji.pl lub wysyłając informację pocztą na adres: Al. Solidarności 78, 00-145 Warszawa.

W przypadku uznania, iż przetwarzanie danych przez Fundację narusza przepisy RODO mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.